2019.10.29 - PTO Meeting Minutes

10/30/2019 9:41 am

Public Meeting

10-29-19

  • Zero Waste lunch program
    • Need volunteers for last 10 minutes of each lunch period for the first couple weeks
      • K-1 11:25-11:35
      • 2-3 12:35-12:45
      • 4-5 12:05-12:15
    • QR code on agenda will take you to volunteer sign up
    • All school assembly on Nov 6 for students (parents welcome to attend)
    • Training for parents
  • Treasurer’s Report:
    • Fund Run: 45% increase in participation
    • Book Fair: Exceeded goal driven by family reading night.  Were able to buy $6,000 in books for students, library, and teachers
    • Dine and Earn: $1,100
    • Snacks: $1,200-1,300 (Spent about $600)
    • Spirit Wear: $300
    • Enrichment: Spent $1,700 for field trips: each grade gets $1000 for field trips
    • Interest Earned: $150 each month (pays for admin expenses)
    • Teacher Grants: Spent $150 for outdoor recess equipment
    • Discussed bringing a simple balance sheet for transparency (YTD money earned and money spent for the month)
  • Principal’s Report:
    • Alice lesson on 11/6: Focused on evacuation and how that is different from typical evacuation (running in a zig zag, quickly exiting, lessons are age appropriate.  Focuses on the sheep and wolf. 
      • Drill will be on 11/20 at 9AM
    • Coffee with principal in library on 11/21 right after drop off-1 hour
      • Topic is preparing students for the future (will include technology)
      • Future topics are parent driven
      • Parents want more information about Internet safety and social media, looking for external presenter. 
    • Students in Action
      • Grades 3-5
      • Assemblies, recess, behavior, technology, color wars, spirit days, fun fair
      • Will switch students in January
  • BPAC: Lecture about bilingualism improving communities
    • 11/7 is next meeting: Dinner and childcare
    • Video to celebrate 25 years of bilingual program in HP-if you know of any graduates, they would love to have them be part of the video. 
  • Technology:
  • New website launched-need to re-register on this site (different system)
    • TASK will be on sale on our site
    • Much simpler to sign up for things (more checks and balances)
    • Tech liaison email goes to Michael
    • Only people who want to be published in directory will be published (if you want to change it you have to re-register)
  • Facebook page: Official FB page of the PTO-not the parent network one (that is unofficial)
  • Can sync calendar with Ical
  • Posting important things like food menus, meeting minutes, etc.
  • Community Events
    • Dia de los Muertos: may move location due to Weather
    • 7AM set up
    • Bring item to display for ofrenda or submit to the office (deceased family member or pet)
    • Event goes from 7:30 to 12
    • Parade is at 9AM
    • Will have crafts for little kids
    • Group of 8 planning
    • Can donate fruit or flowers for offering
  • International night
    • 11/21 5:30-7:30
    • Pot luck and entertainment
  • Fundraising
    • Gift card sales coming soon before the holidays
      • School gets percentage back
    • Fun Fair: end of February (23?)
      • Subcommittees chairs: Prizes, publicity/signage, volunteers
    • Holiday Shops: Kids can shop and buy presents for holiday, school gets a percentage or some money back too.  IF you sign up by a certain date, they give presents for kids in need. 
      • Can we instead do a craft making day where kids make the gifts?
  • Other
    • Conference sign up: begins on Friday online (letter going home tomorrow)

Junta Publica (Spanish Version)

10-29-19

  • Programa de Almuerzo Cero Desperdicio
    • Necesitamos voluntarios para los últimos 10 minutos de cada periodo de almuerzo por las primeras semanas
      • K-1 11:25-11:35
      • 2-3 12:35-12:45
      • 4-5 12:05-12:15
    • El codigo QR code en la agenda lo llevará directamente a la página donde puede registrarse como voluntario
    • Asamble de toda la escuela el 6 de Noviembre para los estudiantes (padres pueden asistir)
    • Capacitación para los padres
  • Informe del Tesorero:
    • Carrera FundRun: Participación incrementó un 45% 
    • Feria del Libro: Superamos nuestra meta derivada por la noche de lectura familiar.  Pudimos comprar $6,000 en libros para estudiantes, biblioteca y maestros. 
    • Cene y Gane: $1,100
    • Meriendas: $1,200-1,300 (Gastamos alrededor de $600)
    • Ropa de la Escuela [Spirit Wear]: $300
    • Enriquecimiento: Gastamos $1,700 para excursiones: cada grado recibe $1,000 para excursiones 
    • Ganancia de Intereses: $150 cada mes (paga los gastos administrativos)
    • Becas para los Maestros: Gastamos $150 en equipo para el recreo 
    • Discutimos la posibilidad de presentar una hoja de balance general para transparencia (El dinero acumulado y el dinero gastado en el mes)
  • Informe del Director:
    • Lección de Alice el 16/11: Centrada en evacuación y cómo es diferente de una evacuación típica (correr en zig zag, salir rápidamente, las lecciones son apropiadas para la edad. Se enfoca en las oveja y el lobo. 
      • El simulacro sera el 20/11 a las 9AM
    • Cafe con la directora en la biblioteca el 21/11 justo después de dejar a los niños - 1 hora
      • El tema es preparar a los estudiante para el futuro (va incluir technologia)
      • Los temas en un futuro van a ser derivados de los padres
      • Padres quieren más información acerca de la seguridad en el internet y las redes sociales, buscando presentadores externos. 
    • Estudiantes en Accion
      • Grados 3-5
      • Asambleas, recreo, Comportamiento, technologia, guerra de colores, dias de “spirit days”, feria de la diversion
      • Vamos a rotar a los estudiantes en enero
  • BPAC: Presentacion sobre como el bilingüismo mejora a las comunidades
    • 7/11 es la siguiente junta: Cena y cuidado de niños
    • Video para celebrar 25 años del programa dual en HP-si usted conoce a estudiantes que se han graduado del programa, nos gustaría que formaran parte de este video
  • Technologia:
  • Nueva página web recién publicada- se necesita registrar en la nueva página (diferente sistema)
    • TASK estará a la venta en nuestro sito
    • Mucho más simple para registrarse para cosas (más controles)
    • El email de enlace de tecnología va hacia Michael 
    • Solo las personas que quieren ser publicadas en el directorio se publicarán (si quiere cambiarlo tiene que registrarse)
  • Pagina de Facebook: Página oficial de FB del PTO-no la pagina padres “Parent Network” (esa pagina no es oficial)
  • Puede sincronizar el calendario con Ical
  • Se publican cosas importantes como menús, minutos de las juntas, etc.
  • Eventos Comunitarios
    • Dia de los Muertos: Probablemente moveremos la locación debido al pronóstico del clima
    • Preparemos a las 7AM 
    • Traigan cosas para mostrar en la ofrenda, o dejarlas en la oficina (Bring item to display for ofrenda or submit to the office (familiar difunto o mascota)
    • El evento es de 7:30 a 12
    • El desfile es a las 9am
    • Tendremos actividades de arte para los niños pequeños
    • Grupo de 8 personas planeando
    • Pueden donar fruta o flores para la ofrenda
  • Noche Internacional
    • 21 de Nov de 5:30-7:30
    • Cena compartida y entretenimiento 
  • Recaudacion de Fondos
    • Venta de Tarjetas de regalos llegarán antes de las vacaciones
      • La escuela recupera un porcentaje
      • La Feria de la Diversión: a finales de Febrero (23?) 
      • Subcomité Encargados: Premios, publicidad/senales, voluntarios 
    • Tienda de Regalos: Los niños pueden comprar regalos para las fiestas, la escuela obtiene un porcentaje de las ventas. Si nos registramos a cierta fecha, la tienda le da un obsequio a cada niño que tiene necesidades
      • Podemos en vez hacer un día de actividades de arte, donde los niños hagan regalos?`
  • Otros
    • Registrarse para las conferencias: Empieza el viernes en línea (una carta será enviada a casa mañana) 

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